Coordonnateur(trice), Gestion immobilière

Bertone est une entreprise immobilière montréalaise qui cumule plus de 25 ans d’expérience dans le développement de projets résidentiels, commerciaux, industriels et à usage mixte. Présents à chaque étape du cycle de vie de nos projets, nous adoptons une approche intégrée et engagée.

Aperçu du poste

Le ou la coordonnateur(trice) soutient l’équipe de gestion immobilière dans la coordination des opérations quotidiennes des immeubles ainsi que dans la gestion des processus d’accueil, d’occupation et de départ des locataires commerciaux. Il/elle veille à offrir une expérience fluide et positive aux locataires, de la signature du bail jusqu’à leur emménagement et tout au long de leur occupation,tout en contribuant à l’efficacité opérationnelle et à la performance globale du portefeuille immobilier.

Responsabilités clés:

Gestion immobilière

• Coordonner les opérations quotidiennes des immeubles, notamment les demandes de service, les requêtes des locataires, les activités d’entretien et la résolution de problèmes.
• Assurer un suivi rapide et efficace auprès des locataires, fournisseurs, entrepreneurset intervenants internes afin de garantir la bonne exécution des travaux et services.
• Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services, incluant l’obtention de soumissions, l’émission et le suivi des bons de commande ainsi que la coordination des interventions.
• Veiller au suivi et à la conformité des contrats de services, des garanties et des ententes avec les fournisseurs.
• Maintenir à jour l’ensemble des dossiers immobiliers, notamment les registres d’entretien, les inventaires d’équipement, les rapports d’inspection et les suivis des déficiences.
• Coordonner les inspections des immeubles et assurer le suivi des mesures correctives dans les délais établis.
• Soutenir l’administration financière des opérations en effectuant le suivi des factures, des bons de commande, des refacturations aux locataires et des dépenses d’exploitation.
• Collaborer avec l’équipe de comptabilité relativement aux questions administratives et financières liées aux immeubles.
• Participer aux activités de préparation aux situations d’urgence et aux interventions en cas d’incident, notamment en maintenant à jour les coordonnées d’urgence des locataires.
• Préparer et mettre à jour divers rapports, tableaux de bord et outils de suivi portant sur les activités d’entretien, les bons de travail, les dépenses d’exploitation et les indicateurs de performance immobilière.

Coordination des locataires

• Coordonner les processus d’accueil et d’occupation des locataires à la suite de la signature du bail, notamment la prise de possession des lieux, la remise des clés, la mise en service des services publics, la vérification des assurances, l’approbation des travaux d’aménagement et la coordination de la signalisation.
• Assurer le respect des obligations du propriétaire et des exigences prévues aux baux avant l’occupation des locaux.
• Agirà titre de personne-ressource principale auprès des locataires, propriétaires,entrepreneurs, fournisseurs et équipes internes tout au long des phases d’aménagement, d’emménagement, d’occupation et de départ.
• Effectuer le suivi des principales étapes et dates critiques liées aux dossiers locatifs, notamment les dépôts, les dates de prise de possession, les périodes d’aménagement, les échéanciers de construction, les exigences d’assurance, les dates d’ouverture et les obligations contractuelles.
• Coordonner les départs des locataires, incluant les inspections, les exigences de remise en état des lieux, les activités de transition et la préparation des espaces vacants en vue de leur remise en marché.
• Offrir un soutien continu aux locataires en répondant à leurs demandes, en coordonnantles requêtes de service et en facilitant les communications avec les différentes parties prenantes.
• Maintenir un haut niveau de service à la clientèle afin de favoriser une expérience locataire positive et durable.
• Préparer et tenir à jour les rapports, calendriers et outils de suivi liés aux locataires afin d’assurer une communication efficace, une visibilité sur les échéanciers à venir et le respect des exigences locatives.

Profil recherché

• 3 à 5 ans d’expérience en immobilier commercial, en gestion immobilière ou en administration.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et bonne capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers dans un environnement dynamique.
• Sens aigu du service à la clientèle et excellentes habiletés relationnelles.
• Grande rigueur, souci du détail et aptitude à maintenir des dossiers précis et à jour.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Excel et Word.
• Bilinguisme (français et anglais), à l’oral comme à l’écrit.
• Connaissance d’un logiciel de gestion immobilière, tel que Yardi, constitue un atout.

Chez Bertone, la diversité et l'inclusion sont au cœur de nos valeurs, et nous offrons des chances égales d'emploi à tous les candidats, conformément aux lois fédérales, provinciales et territoriales en vigueur.

‍